ครั้งที่แล้ว เราได้มาแนะนำวิธี บริหารจัดการ การ WFH ให้มีประสิทธิภาพ โดยเน้นในเรื่องการบริหารจัดการและการสื่อสาร ระหว่างทีมงาน ลูกค้า และคู่ค้า ผ่านการประชุมออนไลน์และโปรแกรมการสื่อสารต่าง ๆ แต่อีกสิ่งหนึ่งที่จำเป็นกับการ WFH คือ ทำอย่างไร? เราจะเข้าถึงแฟ้มเอกสารต่าง ๆ ของเราได้สะดวกระหว่าง WFH ครั้งนี้จึงขอแนะนำ โปรแกรมที่ชื่อว่า Dropbox ซึ่งทำหน้าที่เหมือน External Drive Online ของเรา ที่ช่วยให้เราสามารถเก็บไฟล์ทั้งในรูปแบบของเอกสารและรูปภาพ ไม่ต่างจากการที่เราเก็บไว้บนเครื่อง PC Desktop แต่คุณสมบัติที่วิเศษของมัน คือ เราสามารถเข้าถึงหรือเรียกใช้ เอกสารเหล่านั้นผ่านระบบอินเตอร์เน็ตจากที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ ผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น เครื่อง PC, โทรศัพท์มือถือ, Tablet หรือผ่าน Browser ต่าง ๆ จึงช่วยให้เรา WFH ได้สะดวกยิ่งขึ้น
            เราจะเริ่มต้นด้วยการไป Download โปรแกรม Dropbox มาไว้บน Computer Desktop ของเราก่อนโดยไปที่ www.dropbox.com โดยทำตามขั้นตอนการติดตั้งและสร้าง User name และ Password ไว้ใช้ในการ Log in ครั้งต่อไป เมื่อติดตั้งเสร็จก็จะปรากฎ Folder Dropbox อยู่ใน My Documents วิธีใช้งานก็คือเราสามารถสร้างเอกสาร ในรูปแบบต่าง ๆ จากโปรแกรมที่มีให้ใน Dropbox เมื่อเรา คลิกที่ “Create New File” ก็จะปรากฎ โปรแกรมให้เลือกใช้ ไม่ว่าจะเป็น Word, Excel, Power Point ฯลฯ